• Полезная информация:
Главная » Разное » Смета на выставку пример

Смета на выставку пример


Образец сметы расходов по участию в выставочном мероприятии — МегаЛекции

 

Анализ расходов Предполагаемые по смете
I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период: 1. Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет). 2. Затраты на персонал в период подготовки к выставке: – зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории; – косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями. 3. Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами. 4. Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке. 5. Проведение рекламной кампании. 6. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ПОДГОТОВКЕ  
II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках: 1. Расходы по аренде необустроенной выставочной площади: – аренда выставочных площадей внутри павильонов; – аренда открытых площадок вне павильонов; Прочие расходы ВСЕГО ПО АРЕНДЕ 2. Расходы по стенду: – проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон, кухни/склада и т.п.; – изготовление стенда: – стеновые элементы, – подготовка пола, – материалы для изготовления/покраски, – осветительные устройства. Прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ 3. Расходы по оборудованию стенда: – обстановка: – покупка мебели/утвари, – аренда мебели/утвари, – оборудование кухни/гардероба; – оборудование склада; – декоративное оформление; – покупка канцтоваров; – аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.; – установка стационарных телефонов. Прочие расходы ВСЕГО ПО ОБОРУДОВАНИЮ СТЕНДА 4. Расходы по строительству стенда: – распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера; – демонтаж/упаковка; – хранение; – электро- и энергообеспечение; – сантехника; – кондиционеры (спец.). Прочие расходы ИТОГО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СТЕНДА  
III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя): 1. Плата за аренду стенда. 2. Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда: – дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем; – аренда или покупка дополнительной мебели/утвари; – оборудование кухни/гардероба; – оборудование склада; – декоративное оформление; – покупка канцтоваров; – аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.; – установка стационарных телефонов. Прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ  
IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия: 1. Плата за участие – аренду площадей (учтена в п.I или II). 2. Внесение дополнительных сведений в каталог. 3. Внесение данных в информационные системы. 4. Регистрационный взнос. 5. Удостоверения участников выставки (дополнительные). 6. Пропуска для парковки (дополнительные). 7. Прочие расходы ВСЕГО  
V. Расходы по экспозиции: 1. Расходы на формирование экспозиции, ее элементов –экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации. 2. Упаковка. 3. Таможенная очистка. 4. Распаковка/запаковка. 5. Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки. 6. Хранение упаковочных материалов. 7. Монтаж/оформление экспозиции на стенде. 8. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ  
VI. Транспортировка-страхование: 1. Экспонаты и устройства для их демонстрации. 2. Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда. 3. Рекламные материалы. 4. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ-СТРАХОВАНИЮ  
VII. Эксплуатационные расходы: 1. Электроэнергия (кроме стандартного освещения на стенде). 2. Телефонная связь. 3. Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие. 4. Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения Интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т.д. 5. Охрана экспозиции на стенде. 6. Уборка внутри стенда. 7. Удаление отходов со стенда. 8. Аренда автомашин. 9. Транспортные расходы, в том числе внутригородские, если они не учтены в разделе V. 10. Оплата услуг – процент за обслуживание (чаевые). 11. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ  
VIII. Расходы по содержанию персонала: 1. Основной персонал. – визовое оформление, – стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т.д.), – проживание в гостинице, – суточные (командировочные) и доплаты. 2. Вспомогательный персонал: – переводчики, – обслуживающий персонал, – прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.). 3. Форменная одежда (покупка, аренда). 4. Обучение: – основного персонала, – обслуживающего персонала. 5. Медицинское страхование. 6. Ненормированное питание, если оно не входит в суточные. 7. Дорожные расходы (в городе проведения выставки). 8. Расходы на обеспечение отдыха. 9. Представительские расходы. 10. Прочие расходы. ВСЕГО ПО СОДЕРЖАНИЮ ПЕРСОНАЛА  
IX. Реклама/связи с общественностью: 1. Рекламные расходы 1). рекламные материалы (проспекты и пр.), 2). почтовые расходы (приглашения посетителей и т.д.), 3). рекламные сувениры, 4). публикации в прессе, 5). реклама в официальном каталоге с учетом условий участия (или дополнительная реклама), 6). пропуска для посетителей, 7). рекламные внешние щиты, растяжки в городе, 8). плакаты – аренда мест для размещения внутри выставочных помещений, 9). фотографии, аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д., подготавливаемые в ходе выставки, 10). оплата прав на трансляцию музыкальных передач, 11). Прочие расходы. 2. Расходы по связям с общественностью: 1). пакеты (комплекты) с рекламными материалами для журналистов, 2). сувениры для прессы, 3). фотоматериалы для распространения, 4). приглашения для журналистов, 5). интервью/приемы, угощения, 6). Прочие расходы. ВСЕГО ПО РЕКЛАМЕ, СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ  
X. Расходы по приему посетителей: 1. Угощения, включая алкогольные и освежительные напитки и проч. 2. Обслуживание. 3. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ  
XI. Непредвиденные расходы  

 

ТЕМА 6.

Рекомендуемые страницы:


Воспользуйтесь поиском по сайту:

©2015- 2020 megalektsii.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.

megalektsii.ru

Смета участия в специализированной выставке

 Утверждаю:
 Директор
 _________________________________
 Согласовано:
 _________________________________
 Главный бухгалтер
 
 
 Название выставки _________________________________________________
 
 Время проведения _________________________________________________
 
 Место проведения _________________________________________________
 
 
-----T---------------------------------T------------T-------------------¬
 
¦ N ¦ Статьи расходов ¦ По смете ¦ Исполнение сметы ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 1 ¦Регистрационный сбор (вступитель-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦ный взнос, разрешение и т.п.) ¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 2 ¦Аренда заказанной площади в выс- ¦ ¦ ¦
 
¦ ¦тавочном зале ¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 3 ¦Общие расходы на экспозицию -¦ ¦ ¦
 
¦ ¦всего ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦в том числе: ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦дизайн и конструкция ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦графическое оформление ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦упаковка ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦экспонаты ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аренда киоска ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦покупка использованного киоска ¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 4 ¦Общие расходы на транспортировку¦ ¦ ¦
 
¦ ¦и хранение - всего ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦в том числе: ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦фрахт ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦вспомогательная транспортировка ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦хранение экспозиции и образцов ¦ ¦ ¦
 
¦ ¦продукции ¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 5 ¦Общие расходы на выставочный сер-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦вис - всего ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦в том числе: ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦официальный каталог выставки ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦пригласительные билеты на выстав-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦ку ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦бэйджи в количестве 20 шт. ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦два стола и восемь стульев для¦ ¦ ¦
 
¦ ¦проведения переговоров ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦монтаж экспозиций ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦демонтаж экспозиций ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦распаковка образцов продукции ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦упаковка образцов продукции ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦проводка электричества ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦фурнитура ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аксессуары (декоративные растения¦ ¦ ¦
 
¦ ¦и т.п.) ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦телефон ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦ковровое покрытие ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦уборка ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦обеспечение безопасности меро-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦приятия ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аренда компьютерной техники ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аренда демонстрационной техники -¦ ¦ ¦
 
¦ ¦TV, различные проекторы ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аренда множительной техники (ри-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦зограф, ксерокс) ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аренда звукоусиливающей и звуко-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦записывающей аппаратуры, световой¦ ¦ ¦
 
¦ ¦спецтехники, техники синхронного¦ ¦ ¦
 
¦ ¦перевода реклама на плазменных¦ ¦ ¦
 
¦ ¦панелях от 40' ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аренда сотовых телефонов ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦цифровая, фото- и видеосъемка ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦живые, декоративные цветы, шары ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аудиовизуальное оборудование ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аренда антенных контуров ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦прочие расходы ¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 6 ¦Общие расходы на персонал - всего¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦в том числе: ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦заработная плата штатных сотруд-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦ников, работающих на выставке ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦заработная плата привлеченных¦ ¦ ¦
 
¦ ¦специалистов, работающих на выс-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦тавке ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦обучение персонала ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦аренда персонала для работы на¦ ¦ ¦
 
¦ ¦выставке ¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 7 ¦Общие расходы на рекламу и про-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦движение - всего ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦в том числе: ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦предвыставочная реклама и продви-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦жение (проведение пресс-конферен-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦ции с участием СМИ) ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦реклама и продвижение на месте¦ ¦ ¦
 
¦ ¦(организация вечернего приема в¦ ¦ ¦
 
¦ ¦первый день работы выставки, ре-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦кламные каталоги, брошюры, лис-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦товки, рекламные сувениры, кален-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦дари, проведение лотерей и кон-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦курсов и пр.) ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦послевыставочная реклама и про-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦движение (проведение пресс-конфе-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦ренции с участием СМИ) ¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 8 ¦Общие расходы на поездку и отдых¦ ¦ ¦
 
¦ ¦- всего ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦в том числе: ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦стоимость авиабилетов ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦размещение персонала ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦организация питания ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦обслуживание и развлечение клиен-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦тов ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦комната отдыха ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦прочее ¦ ¦ ¦
 
+----+---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ 9 ¦Уценка товаров, полностью или¦ ¦ ¦
 
¦ ¦частично потерявших свои первона-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦чальные качества при экспонирова-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦нии ¦ ¦ ¦
 
¦ +---------------------------------+------------+-------------------+
 
¦ ¦Общие расходы на участие в выс-¦ ¦ ¦
 
¦ ¦тавке ¦ ¦ ¦
 
L----+---------------------------------+------------+--------------------
 
 Похожие статьи
 
www.dogovor-info.ru
Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 2
 
 
 
Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 1
 
 
 
5. Уровень функциональности стенда, исходя из таких характеристик, как местоположение и т.д.
 
Расположение и видимость стенда с разных сторон павильона
 Отлично — 95%

 Хорошо — 5%		
 
Дизайн стенда
 Отлично — 85%

 Хорошо — 15%		
 
Оценка удобства расположения отдельных блоков стенда, удобства подхода, наличие всего необходимого
 Отлично — 75%

 Хорошо — 25%		
 
Оценка насыщенности материалами
 Отлично — 83%

 Хорошо — 17%		
 
Оценка информативности
 Отлично — 90%

 Хорошо — 10%		
 
Вывод: посетители выставки отметили несомненные плюсы: местоположение и видимость с разных сторон. Высокую оценку получила функциональность сооружения. Также, респонденты отметили удобство расположения разных составляющих, удачное зонирование стенда. Уровень информативности оценен как очень высокий.
 
Среди лиц, представляющих разные компании, преобладали похожие оценки.
 
6. Бюджет. Запланированные и реальные расходы
 
Уровень задействования первоначально выделенного бюджета
 96,00%
 
Экономия
 4,00%
 
Доп. расходы, в процентах от бюджета:
  
 
Организация нового, ранее не запланированного мероприятия
 3,00%
 
Заказ доп. технического оборудования
 1,50%
 
7. Сбор информации о непосредственных конкурентах
 
Детальную информацию необходимо предоставить для каждой компании. Вот образец:

 Компания «Строй-Форм». На рынке с 2007 года. Своего производства нет. Закупка делается у разных фирм, в зависимости от сезона, востребованности и цены. Осуществляет полный набор услуг, за исключением закупки, установки инженерного оборудования. Эта опция отдается подрядчикам. Сильные стороны: низкая цена. Слабые стороны: нередко возникающие претензии по причине частой смены бригад на объектах. Каталог домов — очень скудный. Непосредственный анализ стенда: «Строй-Форм» представлена средним по параметрам стендом (около 25м2). Новых технологий не представлено. Уровень предоставления информации — средний. Рекламно-сувенирной ассортимент — недостаточный. Интерес можно оценить в 3 балла по 5-бальной шкале.
 
Сводная таблица по конкурирующим фирмам
 
Общее количество конкурентов, работающих в сегменте «клееный брус»
 41
 
Наличие собственного производства
 22
 
Компании, декларирующий полный цикл под ключ
 34
 
Компании по рангу
 «Лидеры» - 12

 Середняки» - 22

 «Незначительные» - 7		
 
Полноценные стенды
 27
 
Число компаний, презентовавших инновации и новые технологии
 12
 
Разбивка по ценовому сегментированию
 Высокий — 14

 Средний — 20

 Эконом — 7		
 
В рамках конкурентной разведки, действовали два сотрудника компании. Вот их выводы по конкурентам (отмечаются только сильные стороны):
 
Высокая степень проработки, нестандартные стенды
 15 из 41
 
Достаточная степень функциональности
 21 из 41
 
Высокая коммуникабельность работников
 29 из 41
 
Высокий уровень профессиональной подготовки
 25 из 41
 
Высокий уровень интереса, вызванный стендом
 22 из 41
 
Проводили специальные мероприятия
 12 из 41
 
Высокий уровень буклетов и иных рекламных материалов
 28 из 41
 
8. Оценка усилий, уровень интереса
 
Данные показали достаточно высокую оценку функционирования стенда, по уровням:
 
Скорее высокий
 79,00%
 
Скорее средний
 16,00%
 
Скорее удовлетворительный, могло бы быть лучше
 5,00%
 
9. Мероприятия, проведенные компанией на выставке, и оценка их значимости и последствий
 
Компания организовала два круглых стола: «Клееный брус и его уникальность» и «Комплексный подход на благо клиента».
 
Эти события вызвали значительный интерес у тех, кого интересует тема постройки, а также у представителей других фирм и возможных партнеров. По итогам двух круглых столов (число контактов):
 
Заключены предварительные соглашения на более детальную проработку смет и последующий заказ на постойку, отделку и разные виды работ
 17
 
Заключены соглашения на разработку дизайн-проектов домов
 11
 
Получены задания на проработку смет
 21
 
Первоначальные договоренности по брусу
 12
 
Установлены контакты по другим аспектам сотрудничества с договоренностями о встречах в офисах
 14
 
10. Мероприятия от организаторов
 
В ходе участия:
 
Установлено деловых контактов по разным аспектам сотрудничества
 29
 
В том числе, по брусу
 8
 
По оборудованию
 11
 
По отделочным материалам
 7
 
Прочее
 3
 
11.Рекламные материалы и сувениры
 
В рамках выставки были представлены:
 
  1. Буклет о компании в целом
    2. 
 
  2. Каталог домов
    3. 
 
  3. Буклет о клееном брусе
    4. 
 
  4. Отдельные мини-буклеты и листовки по проектированию, экологичности материалов, советам людям, собирающимся строить дом из бруса.
    5. 
 
Также, были представлены сувенирные ручки и магниты. Опрос показал, что «Материалы оценены как в высшей степени красочные и наглядные» - более 95%.
 
canlook.ru
5.3. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ. СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА[11]
 
5.3. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ. СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА[11]
 
Общие положения
Участие в торговых ярмарках и выставках сопряжено со значительными расходами, часто непосильными для предприятия малого и среднего бизнеса. Учитывая это, многие государства мира активно поддерживают выставочную деятельность своих предприятий внутри страны, а тем более — за рубежом.
Тщательное планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета. Необходим подробный анализ расходов по основным статьям с учетом отличий, определяемых особенностями различных выставочных мероприятий. Этот анализ должен стать основой для составления графика работ по подготовке и проведению выставки и контроля за их исполнением. По окончании работы выставки (примерно через 6 месяцев) можно сделать выводы об эффективности участия в ней, сравнив уровень произведенных затрат с результатами реальных коммерческих контрактов.
Конечную стоимость участия можно вывести, если умножить сумму затрат по аренде площади стандартного стенда на коэффициент 8–12. Величина этого коэффициента зависит от тематики, задач экспонента и характера экспонатов, а также от участия в сопровождающих выставку мероприятиях. При аренде небольшого стенда, например, в 20 кв. м, конечная стоимость участия составит от 17 до 24 тыс. долл. Хотя этот результат может порою отличаться от реальной суммы затрат, он дает базовый ориентир стоимости участия.
Последствия роста стоимости участия в выставках
Предприятия вынуждены увеличивать сумму затрат на свою выставочную деятельность под влиянием таких факторов, как:
— «обязанность» принимать участие во все возрастающем количестве мероприятий;
— необходимость повышения затрат на рекламу;
— рост затрат на аренду стенда, составивший за последнее десятилетие примерно 50 %.
Протесты экспонентов вызывают организаторы выставочных мероприятий, которые увеличивают цены под влиянием роста стоимости жизни, но ссылаются при этом на улучшающееся качество услуг, предоставляемых участникам и посетителям мероприятий. Посетители, со своей стороны, реагируя на увеличение количества мероприятий и расходов на поездки и проживание, значительно сокращают время своего пребывания на мероприятиях (для 60 % посетителей пребывание ограничивается одним днем). Вследствие этого уменьшается число посещаемых стендов, которые избираются посетителями заранее. Так, на ярмарках промышленной продукции четверть деловых посетителей посещает не более 5 экспонентов. «Внеплановые» посещения занимают в среднем 29 % суммарного времени пребывания посетителей на таких мероприятиях. Это уменьшает привлекательность торговых выставок как «мест случайных встреч».
 
Кратковременность пребывания посетителей и минимальное свободное «внеплановое» время вынуждают экспонентов нести дополнительные затраты на рекламу и связи с общественностью, чтобы обеспечить свое включение в число посещаемых стендов. Следствиями роста затрат на участие в крупных выставках стало увеличение количества выставочных мероприятий регионального масштаба в ущерб выставкам национальным, а в некоторых случаях — даже международным.
Можно согласиться с утверждением профессионалов, что в текущем десятилетии фактор стоимости и технический прогресс в области коммуникаций вызовут серьезные изменения как в топологии ярмарок и выставок, так и в методике их организации.
Составление сметы
Смета планируемых затрат составляется после определения целей участия в выставке. Как инструмент экономического планирования смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы, чтобы обеспечить достижение поставленных целей.
Смета должна быть составлена как можно более подробно менеджером, ответственным за организацию участия в мероприятии. Для торговых ярмарок и выставок не существует разделения издержек на эластичные и неэластичные. Здесь все взаимосвязано: дешевое оформление стенда сведет на нет удачное место в выставочном зале; практичный стенд может «похоронить» достопримечательные экспонаты; неудачный подбор персонала погубит успех участия в выставке; экономия на рекламе и связях с общественностью не позволит заключить новые контакты; а плохая упаковка и отправка создаст угрозу работе на стенде и т. д.
Стоимостные факторы
Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки, послевыставочном. При этом порою оказывается, что затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с работой персонала по выработке маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т. д., сопоставимы с затратами на стадии участия и их недоучет приводит к ошибкам при оценке результативности участия в соответствующем выставочном мероприятии.
В свою очередь стоимость участия в выставке складывается как минимум из десяти основных статей расходов: аренда, стенд, оборудование стенда, экспозиция, денежные взносы учредителям, транспортировка и страхование, эксплуатационные расходы, персонал, реклама и связи с общественностью, прием посетителей, а также непредвиденные расходы. Статьи затрат и их структура подробно представлены в табл. 5.2. При этом отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.
 Поделитесь на страничке 
Следующая глава >
 
marketing.wikireading.ru
Смотрите также