Полезная информация:

Как составить смету на праздник

Бюджет корпоративного мероприятия. Как рассчитать расходы и не слить деньги впустую

Составлением бюджета, как правило, занимается сотрудник HR-службы, иногда вместе с бухгалтером.

Экономить на корпоративных мероприятиях, отменяя их или сводя к посиделкам в офисе, не стоит — так снижается лояльность сотрудников и их вовлеченность в рабочий процесс.

В статье мы расскажем, как оптимизировать расходы на праздники и что обязательно нужно учесть при составлении бюджета.

Ниже будет несколько олдскульных скриншотов и возможность скачать пример сметы.

Этапы составления бюджета

Алгоритм составления бюджета состоит из 5 шагов. Работайте над сметой поэтапно — и вы ничего не упустите.

1. Ориентируемся на цель и формат мероприятия

Вы проводите внутренний праздник только для сотрудников или внешний для клиентов и партнеров? Банкет с богатым столом или тематическую вечеринку?

Исходя из формата мероприятия, вы сможете составить примерный список того, на что нужно будет потратить деньги.

2. Определить число приглашенных

Праздник для всех сотрудников или только одного отдела? Сотрудники будут одни или с членами семьи/супругами? Сколько партнеров, клиентов, представителей СМИ будет на мероприятии?

От числа сотрудников будет зависеть сумма потраченных средств.

3. Определиться с границами бюджета

Желательно заранее знать, сколько денег компания может выделить на организацию праздника.

Иногда бюджет на корпоративные мероприятия закладывается раз в год. Тогда стоимость праздника рассчитывается заранее с учетом числа и масштаба ежегодных мероприятий. В этом случае у вас будет конкретная сумма, на которую вы сможете ориентироваться еще при определении цели и формата мероприятия.

Бывает так, что в компании нет выделенного бюджета. И он формируется непосредственно под мероприятие за несколько месяцев до его проведения. Тогда стоит уточнить верхний предел суммы, за который выходить не стоит. Также заранее стоит узнать, есть ли у компании возможность найти резервные средства в случае превышения лимита.

Выражение лица, когда хочешь и можешь потратить кучу денег

4. Составить смету расходов

В смете должны быть отражены основные и дополнительные расходы. Обязательно учитывайте каждый пункт, на который могут быть потрачены средства.

Сначала подберите несколько площадок, подходящих для проведения праздника, выясните стоимость аренды, меню, обслуживания. После этого найдите ведущего и артистов, выберите, что конкретно будет входить в вашу праздничную программу и узнайте, сколько это стоит. В конце посчитайте транспортные расходы, оплату услуг персонала, оформление и другие мелкие, но важные детали будущего праздника.

Скачать пример сметы (в формате Excel)

5. Согласовать бюджет у руководства

Согласование бюджета у руководителя — финальный этап перед подготовкой к празднику. Затем смета направляется в бухгалтерию для того, чтобы компания могла выделить нужную сумму и зафиксировать ее в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Основные статьи расходов

Независимо от формата праздника, в число основных расходов входит площадка для проведения мероприятия, праздничная программа, услуги персонала, еда и напитки, фото и видеосъемка, сувенирная продукция, транспортные расходы.

Рассмотрим основные статьи затрат подробнее.

Площадка и её оформление

Аренда площадки — весомая часть затрат на корпоративный праздник. Вам нужно будет арендовать зал нужной площади или найти место на свежем воздухе с учетом количества сотрудников, формата мероприятия и других факторов.

Отдельная статья бюджета — оформление площадки. Иногда достаточно стандартного праздничного украшения зала флористическими композициями или баннерами. Для тематических вечеринок могут быть нужны сложные и дорогие декорации.

Статьи расходов вносятся по приоритетности

Узнать стоимость аренды легко у представителей площадки. Начать поиск лучше за 1 месяц до нужной даты, а если мероприятие проводится в период праздников, то за 3-4 месяца.

Меню и кейтеринг

Бюджет на меню зависит от того, что вы организуете: фуршет, банкет или кофе-брейк. Даже на тимбилдинге или корпоративных играх нужно подумать о том, чем сотрудники смогут перекусить в перерыве.

При составлении бюджета не нужно знать точное праздничное меню, достаточно сообщить представителям заведения число человек и примерные пожелания. Вам озвучат несколько вариантов меню и их среднюю стоимость за одного приглашенного. Цена обслуживания банкета или фуршета составляет примерно 10% от общей цены заказа.

В случае, если на выбранной площадке не предусмотрено приготовление и подача еды — нужно заказывать кейтеринг. Кейтеринговые компании также предлагают на выбор несколько вариантов меню с разным средним чеком. Стоимость кейтерингового обслуживания вырастет, если нужно организовать выезд персонала за город.

Оборудование

Для проведения мероприятия вам понадобится звуковое и осветительное оборудование. Поэтому в расходы надо включить оплату его аренды и транспортировки. Иногда нужно отдельно оплачивать аренду оборудования, которое есть на площадке — уточните, входит ли возможность его использования в стоимость помещения или нет.

Активности

Организация специальных стоек, интерактивных элементов, квестов — отдельная строка расходов. Нужно детально расписать, чем будут заняты ваши сотрудники и указать стоимость каждого развлекательного элемента.

Например, аренда звукового оборудования обойдется в сумму от 20 000 ₽. А оснащение фотозоны с костюмерной и услугами профессионального фотографа будет стоить в районе 150 000 ₽. Если вы захотите устроить мастер-класс, то цена будет определяться с учетом количества приглашенных сотрудников, используемого реквизита и других факторов.

Праздничная программа

На организацию праздничной программы может уйти значительная часть корпоративных средств. Важную роль в проведении праздников играет ведущий.

Гонорар хорошего ведущего без медийной известности начинается от 50 000 ₽. Вне праздничного периода услуги могут обойтись дешевле. Если вы хотите пригласить в качестве ведущего известную личность, готовьтесь к расходам от 500 000 ₽ за вечер.

Стоимость выступлений артистов также зависит от их популярности. Гонорар известных артистов и певцов начинается от 12 000 € за 45 минут выступления. Различные небольшие шоу-программы, например выступление иллюзионистов, обойдутся в сумму от 40 000 ₽.

Расходы на персонал

Обязательно заказывают фото- и видеосъемку мероприятия — работа фотографа стоит от 30 000 ₽ за несколько часов съемки.

В расходы может быть включена работа диджея, актеров-аниматоров, развлекающих гостей в промежутках между конкурсами или шоу, аренда костюмов, питание персонала и прочее.

Расходы удобно сгруппированы по категориям

Транспортные расходы

Платить за транспорт придется на выездных мероприятиях. Вам нужно будет доставить на место и обратно собственных сотрудников, а также оплатить доставку оборудования, выезд артистов и обслуживающего персонала.

На мероприятии с алкоголем стоит предусмотреть расходы на такси — может случиться так, что некоторые сотрудники не смогут добраться до дома самостоятельно.

При приглашении сотрудников из других регионов нужно будет оплатить не только их дорожные расходы, но и затраты на проживание, а также командировочные.

Подарки

В некоторых компаниях сотрудникам принято дарить подарки на Новый год и другие крупные праздники. Бюджет на такие сувениры стоит выделить в отдельную строку. Также могут понадобиться деньги на покупку призов, если мероприятие будет проходить в формате конкурса или лотереи.

Дополнительные расходы

К дополнительным расходам можно отнести затраты на PR-кампанию, если праздник подразумевает приглашение партнеров и клиентов, или нужна будет дополнительная реклама мероприятия.

Также могут потребоваться услуги охранной компании, если праздник пройдет на площадке, где нет собственной охраны. Иногда нужны пригласительные или лотерейные билеты, печать буклетов и прочее.

Своими руками или через event-агентство

Организовать масштабное мероприятие сложно — вам придется взаимодействовать с несколькими подрядчиками, и если хоть кто-то из них не выполнит обязательства, то праздник окажется под угрозой. В event-агентствах есть свои базы надежных подрядчиков, а вам придется общаться только с представителем агентства. Кроме этого, вам предложат несколько вариантов программы с учетом суммы, которую компания готова выделить на корпоративное мероприятие.

В комплекс услуг, которые оказывают event-агентства, обычно входит организация праздничной программы, оформление, техническое обеспечение мероприятия, кейтеринг и ряд других услуг. Агентское вознаграждение в среднем составляет 10% от общего праздничного бюджета.

Агентское вознаграждение и итоговая сумма

Подготовить корпоратив самостоятельно не всегда дешевле, чем с помощью event-агентства, зато всегда сложнее. Когда праздник организуют собственные сотрудники фирмы, часто получается так, что они отвлекаются от своих повседневных обязанностей, что сказывается на качестве их работы. А непрофессиональная организация и сбои в программе могут привести к непредвиденным расходам. Кроме этого, представители агентства в курсе всех «подводных камней», которые могут ждать вас при общении с подрядчиками. Например, скрытых наценок или навязанных, ненужных в вашем случае, услуг.

На чем можно сэкономить

Прежде чем искать, на чем сэкономить, важно определиться с приоритетными расходами и теми, которые можно сократить. Для этого вспоминаем цель корпоратива.

Например, если нужно максимально громкое мероприятие, которое привлечет внимание прессы и впечатлит партнеров — не стоит экономить на шоу-программе и оформлении зала. Для небольшого праздника внутри компании можно сэкономить на элементах зрелищности, уделив внимание пользе мероприятия для сотрудников и фирмы.

Корпоративное мероприятие без цели — деньги на ветер

Основные статьи расходов, на которых можно сэкономить:

Экономьте на основных статьях бюджета — аренда, еда и напитки, праздничная программа. Именно на них уходит до 90% выделенных средств. То есть, приглашая плохого фотографа вместо хорошего или не печатая праздничные приглашения — вы сэкономите очень мало, а вот впечатление от праздника может испортиться. Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы.
Проведение корпоративного мероприятия в непраздничные дни либо не в самые востребованные даты. Например, новогодний корпоратив можно провести в начале декабря или уже в январе. Ведь в пик сезона стоимость аренды увеличивается в 1,5-2 раза. Цены на услуги артистов и ведущих в пятницу и выходные выше, чем в другие дни недели — иногда на 40-50%. У проведения корпоративных мероприятий не в самые «горячие» даты есть еще один плюс — у вас будет больший выбор площадок и артистов, меньше шансов, что нужное вам место или выбранный ведущий окажутся заняты.
Формат подачи еды — фуршет всегда дешевле, чем банкет, экономия может достигать 30%. Хороший вариант: фуршет с рассадкой, когда гости сидят, но еда подается небольшими порциями на фуршетной линии. Также в ресторанах обычно дешевле заплатить пробковый сбор и принести алкоголь с собой, чем заказывать его в заведении.
Безалкогольные праздники — фестивали, квесты, спартакиады без алкоголя и большого количества еды могут обойтись дешевле, чем стандартный банкет, а пользы компании от них больше, так как они сильнее вовлекают сотрудников.
«Чужими руками» — посещение сотрудниками уже организованного мероприятия. Например, совместный поход в театр, где компания может выкупить целый зал, а потом устроить небольшой фуршет в буфете. Альтернативные варианты: цирк или развлекательные центры с боулингом или караоке.
Скидки от подрядчиков — подрядчики и агентства иногда делают скидки по просьбе клиента при заказе большого количества услуг или значительной сумме чека.

Основные ошибки при составлении бюджета

Самая частая ошибка — не учитывать в бюджете незначительные расходы, из-за чего затраты могут выйти за пределы установленной нормы. Кроме этого, часто забывают заложить 2-3% суммы на непредвиденные расходы. Это обязательно нужно сделать, так как предугадать все форс-мажоры невозможно. Например, количество гостей может неожиданно увеличиться, если кто-то из сотрудников выйдет из декретного отпуска.

Сверяйте полученные суммы с общим годовым бюджетом на корпоративные мероприятия, если он есть у компании. Лучше заранее отказаться от услуг дорогого поставщика и найти ему замену, чем увидеть, что сумма расходов превышает смету в тот момент, когда уже пора запускать подготовку к мероприятию.

Очень важно соблюсти баланс в формировании расходов. Например, потратить весь бюджет на звезд эстрады и заказать мало еды — плохая идея. Точно также плохо закупить дорогие деликатесы, но абсолютно не вложиться в развлекательную программу. Смета должна быть составлена так, чтобы гостям было интересно, они ушли не голодными и хорошо провели время.

Как защитить бюджет у начальника

Перед тем как начать подготовку к празднику, нужно чтобы бюджет одобрило руководство. Для этого стоит подготовить два-три варианта расчетов:

минимальный — программа мероприятия в самом бюджетном варианте, с наиболее низкими ценами и урезанным форматом развлечений;
оптимальный — расходы, которые позволят организовать мероприятие достаточного качества;
максимальный — в него добавьте то, что позволит сделать праздник наиболее зрелищным и запоминающимся.

Грозный начальник (на самом деле добрый)

Если у вашего руководства будет выбор, то утверждение бюджета пройдет быстрее и проще. Руководитель увидит, что вы предусмотрели несколько вариантов и сам решит, что компании важнее — сэкономить деньги или провести мероприятие максимально громко. Прикрепите к бюджету проведенные расчеты, сметы, запрошенные у подрядчиков и другие обоснования указанных сумм.

Выводы

Итак, чтобы правильно составить бюджет корпоративного мероприятия, вам нужно:

Понять, сколько сотрудников будет участвовать в празднике, и какую примерно сумму может выделить компания на организацию мероприятия.
Уточнить цену услуг у предполагаемых подрядчиков: площадок, которые вы предполагаете арендовать; компаний по организации шоу-программ и прочее.
Запросить прайс-листы у event-агентств с указанием примерного бюджета компании. Возможно, организация через провайдера обойдется вам в ту же стоимость, что и праздник своими силами.
Составить подробную смету с указанием всех расходов и их обоснованием.
Убедиться, что вы учли все статьи расходов, сэкономили везде, где это возможно, не допустили ошибок в расчетах.
Защитить бюджет у руководства, бухгалтера или финансового директора.

Что дальше

Цель поставлена, бюджет согласован. Дальше вас ждет подготовка к празднику. Если вы обратитесь в event-агентство, вам обязательно нужно будет заполнить бриф. У многих компаний есть собственный шаблон брифа, также его можно запросить у представителей агентства.

В следующей статье мы рассказали, зачем нужен бриф и как его правильно заполнить, не упустив важных деталей.

www.creativevents.ru

Как строится смета праздника и что в нее входит?

Театр, как известно, начинается с вешалки, а работа над проектом - с брифа. После того, как достигнуты первые договоренности, начинается один из самых кропотливых этапов - составление сметы расходов на проведение мероприятия. О том, как строится смета и что в неё обычно включается, рассказывает
руководитель административного отдела Гильдии Мастеров, Евгения Воробьёва

Прежде чем приступить к составлению сметы, администратор обычно разрабатывает план мероприятия, основываясь на режиссерской концепции. Конечно, первый вариант сметы – предварительный и очень условный, так как в процессе согласований в нее могут быть внесены дополнительные позиции или наоборот, удалены ненужные. Администратор постоянно ведет поиск оптимальных решений в соответствии с желаниями заказчика, стараясь учесть индивидуальные особенности компании и соблюсти рамки выделенного на мероприятие бюджета.

Если мероприятие будет проводиться не на территории Заказчика, то одной из первых и обязательных статей расхода станет аренда площадки: этот раздел часто включает банкетное или кейтеринговое обслуживание. Программа развлечений, предусмотренная сценарием, может потребовать особое техническое обеспечение - этот раздел, в зависимости от сложности проекта, может включать в себя световое, звуковое и сценическое оборудование, плазменные панели и всевозможные новинки технической мысли для создания специальных эффектов и реализации высокотехнологичных решений . Оформление праздничного пространства, в большинстве случаев - обязательный пункт, ответственный за создание атмосферы. Стоимость напрямую зависит от режиссерской идеи и предпочтений заказчика – от сложных и дорогих театральных декораций до экономичных, но эффектных вариантов из живых цветов или воздушных шаров. Этот пункт может также включать в себя разработку и изготовление сопутствующей полиграфии – афиши, приглашения, билборды, тантамарески и многое другое. Раздел административно-постановочная группа это команда профессионалов, которая работает над праздником: директор и режиссер проекта, технический директор, один или несколько администраторов – те, кто осуществляет подготовку и проведение мероприятия. В этом разделе также указывается процент за менеджмент агентства. Общие расходы мероприятия могут включать реквизит, транспорт, фото- и видео- съемку, призы и подарки, фейерверк, прокат костюмов и многое другое: список ограничивается фантазией режиссера и желанием Заказчика. Дополнительной статьей расходов может стать приглашение артистов и исполнителей: расходы на гонорары и выполнение райдеров зачастую окупают эффект, произведенный появлением на празднике эстрадной звезды или медийного лица. Еще один возможный пункт сметы - интерактивные зоны - это отличный выход из положения, когда аудитория праздника велика и разнообразна: развлекательные площадки на любой вкус не оставят скучать никого. Другие, особенные статьи расходов могут возникнуть исходя из обсуждаемых с Заказчиком концепций и являются строго индивидуальными.

Смета обязательно претерпевает изменения, дорабатывается, дополняется и конкретизируется, и может иметь небольшой люфт в ту или иную сторону, поэтому уже при первом обсуждении Заказчику желательно хотя-бы представлять размер и гибкость бюджета. Это позволит сценаристам и администраторам сразу предлагать оптимальные решения, подрядчиков и артистов.

Несколько универсальных советов, которые помогут начинающему организатору мероприятия:
1. Ни в коем случае нельзя экономить на еде и напитках. Если на празднике будет не хватать закусок и коктейлей, то даже самая блестящая программа не исправит испорченного впечатления. Поэтому стоит выбирать хороший ресторан с отменной кухней. А сэкономить можно на оформлении места проведения мероприятия и на приглашении «звезды»: в качестве развлечений можно предложить проведение «капустников», заранее подготовленных сотрудниками или игровая программа.
2. Необязательной роскошью при проведении праздников являются, например, подарки сотрудникам, хотя случалось иметь дело с желанием Заказчика обязательно, не смотря ни на что, включить этот пункт в смету. Кроме того, в последние годы наметилась тенденция реже приглашать знаменитых артистов на мероприятия и в смету чаще всего включаются позиции, которые помогают сделать праздник особенным, украсить его и придать индивидуальность.
3. Что касается сроков, то на составление сметы уходит в среднем от двух дней до недели. На утверждение с обсуждением и внесением поправок времени уходит гораздо больше. Но, опять же, все индивидуально. В агентстве полного цикла, каким является и «Гильдия Мастеров», удобнее заказывать организацию праздника, в первую очередь, самому клиенту. Ему не приходится тратить свое время и силы на взаимодействие с разными подрядчиками, он имеет дело с одним или двумя ответственными людьми, что упрощает процесс организации мероприятия и сокращает затраченное время.

gildiamasterov.livejournal.com

Проработка схемы прибыльной сметы на свадебное оформление

Не можем с напарницей разработать правильную смету. Мы работаем без дохода. Как разработать схему прибыльной сметы, чтобы учесть и непредвиденные расходы, и транспортные, и прибыль как то заложить.

Как вообще это делается? Как клиенту выставить под проектом такую сумму, чтобы все учесть , вбить туда и прибыль,и расходники? Наверное, просто нужна какая то схема или формула...

Перед тем как читать дальше, ознакомьтесь с ранее написанным мной постом на эту тему.

А далее, простая формула составления схемы свадебной сметы!

Приготовить 3 сметы

1. Смета для клиента:

Итоговая, со всеми ценами, картинками.

2. Смета для себя и руководства:

Теоретическая смета по расходам, где видно сколько стоит каждая позиция в себестоимости, сколько наценка на каждую позицию, и сколько мы планируем заработать.

Эта смета считается одной из первых, во время создания коммерческого предложения. Ведь вам уже необходимо знать, во сколько вам обойдется проект, прежде чем озвучивать цены клиенту.

3. Отчетная смета:

В ней добавляется графа о фактических расходах, сколько в итоге мы потратили по каждой позиции. Эта смета позволяет нам анализировать насколько мы отошли от предполагаемых расходах, а может где-то наоборот сэкономили.

По 3-ей смете ваш сотрудник отчитывается о проделанной работе.

Как считать позиции в смете?

У каждой позиции есть своя формула и своя рентабельность. На каких-то позициях мы можем заработать 100 %, а какие-то сработают в 0. Главное просчитывать это все на бумаге, а не держать в голове, иначе вы рискуете "растратить" весь бюджет. Пока числа в голове, они ничего не значат.

Есть позиции стационарные. Например: доставка, работа сотрудников аутсорса (граф. дизайнер, полевые декораторы, монтажники). У этих позиций есть прайс, вы просто делаете наценку и ставите в смету.

Проведите мониторинг рынка услуг, с которыми вы работаете. Узнайте сколько стоят услуги типографии, лазерная резка, какие цены на ткани и запросите прайсы от флористов, обсудив с ними выгодное сотрудничество.

Только имея на руках все исходники, делайте наценку.

Рентабельность оформления свадьбы с индивидуальным подходом от 30% до 50%, это как раз ваша примерная наценка.

Не забывайте, что за все платит клиент. Крупногабаритные позиции разбивайте на несколько проектов.

Есть еще одна схема работы по декору, схожая с организаторами. Вы выставляете смету (аренда + флористика + персонализированные элементы) и берете процент или фиксированную сумму за работу.

Я еще не знаю ни одного декоратора, кто бы так работал. Но признаюсь, многие клиенты думают, что мы работаем именно так, может не взрывать им мозг и играть по их правилам?

Полезная информация:

decormehedova.ru

Как составить смету расходов на месяц и следовать ей

Планирование семейного бюджета станет отличным вариантом рационального использования денежных средств. Этот способ также позволит избежать ненужных займов и долгов. Помимо этого правильно составленный бюджет помогает понять основные затраты, сэкономить деньги и использовать их с пользой, а не на какие-то ненужные безделушки.

Перед тем, как сделать какую-либо покупку или совершить затратные операции с деньгами, практически всегда нужно их планировать. По сути, откладывание определенных сумм на погашение тех или иных расходов, называется смета предстоящих затрат.

Не стоит думать, что смету составляют только для глобальных и крупных покупок. Например, с ее помощью можно отрегулировать повседневные вопросы, возникающие в жизни каждого человека, его семьи или даже в деятельности предприятия.

Планировать затраты нужно всем!

Что такое смета и как правильно ее составить?

Смета расходов – это расчет и планирование всех предстоящих затрат. Они необходимы, чтобы правильно выполнить запланированную работу, реализовать мероприятия, которые могут возникнуть во время достижения некоторых намеченных целей. Эти цели могут сопровождать как организацию, так и человеческую жизнь.

Документы составляются на добровольной основе. Но эта смета должна присутствовать в бюджетном планировании каждой семьи для правильной организации использования денежных средств.

На многих предприятиях и организациях смета расходов является обязательным пунктом, который учитывается при планировании. Например, составляется баланс доходов и расходов – это тоже своеобразная разновидность сметы расходов.

Важно! Баланс – это важный момент в работе любого предприятия и организации. Он является обязательным требованием российского законодательства.

Многие люди не пользуются бюджетом и даже не интересуются основными правилами планирования, что приводит к большим долгам и займов. Иногда, люди берут кредит, чтобы погасить задолженность или приобрести некоторые товары и услуги.

Чтобы составить бюджет правильно, необходимо взять лист бумаги и разделить его на две части. Справа нужно написать доходы, а слева – расходы. В статье «Доходы» вписываются все источники и суммы, которые приносят в семью все члены семьи, даже дополнительные и нестандартные подработки. В статье «Расходы» — полностью все затраты за месяц.

Важно вести бюджет постоянно и вписывать сумму всех потраченных на покупки денег ежедневно и планировать их наперед.

В смету вписывается:

Обязательные платежи, которые нужно погашать за поточный месяц (например, кредиты, ипотека, займ).
Платежи за пользование жилищно-коммунальных услуг.
Оплата за обучение/детский сад/ школу/ университет.
Погашение автокредита.
Сумма на приобретение еды.
Медикаменты.
Необходимые вещи, ссылаясь на погодные и сезонные изменения.
Другие обязательные затраты.

Следовать смете можно только в том случае, когда человек полностью расписывает все проведенные операции со своими деньгами. Только так у него получится выявить ненужные статьи и исключить их.

unikassa.ru