Смета расходов на проведение мероприятия бланк

Для чего нужен документ

Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:

• цена аренды помещений;
• стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
• транспортные расходы;
• оплата труда привлеченного персонала;
• сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.

Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Кто составляет смету

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

• специалист по внутрикорпоративному развитию
• маркетолог
• работник отдела кадров
• секретарь и т.д.

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.

После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.

При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

• номер, место, дата составления бланка;
• информация об организации, в которой проводится мероприятии;
• название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

• порядковый номер
• цель расходов
• количество человек
• цена расходов в расчете на одного человека
• общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Как оформить смету

Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.

Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.

Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.

Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.

docbusiness.ru

Формы для заполнения

msp.midural.ru

Приблизительная смета расходов на мероприятия

Смета на проведение праздничных мероприятий посвященных юбилею

- Ручки

- Блокноты

- Календари

- Пригласительные

250

68400

Фотограф на календарь

3 часа

2500

7500

Собственные средства

Подарки ветеранам пед.труда (свыше 20 лет)

26

1500

39000

Подарки ветеранам (не работающим)

12

2000

24000

Альбомы (выпуски, медалисты, ветераны)

3

1800

5050

Фото-книга в школу «Фотолетопись школы»

1

20000

ФОТОВЫСТАВКА

Бруски для фотовыставки

6

100

600

Саморезы

1 уп

200

200

Баллончик с краской

5

250

1250

Струна метал.

20 метров

50

1000

Прищепки

3 уп.

100

300

Лампочки на объемную букву

2000

Патроны для лампочек

1000

3913

Передвижные стенды

1

25000

25000

РАСХОДНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Краска на принтер

1 комплект

2000

2000

Пленка для ламинатора

1 уп

1000

1000

Фотобумага

2 уп

500

1000

3200

Канц. Товары (цв. Бумага, краски, ножницы, клей, призы детям на конкурсы)

7268

Бумага креповая для оформления школы

5000

Фуршеты (24.03 и 25.03.)

50000

Спонсоры

ОФОРМЛЕНИЕ (на 3 мероприятия)

Шарики для оформления школы

шары красные

Шары белые

Шары золотые

Шары звезды (кр, бел.)

Лента ал. Для оформления шаров

Лампочки на объемные буквы

20000

Основа для прес волла

1

6000

10000

Пресс волл

1

4000

6000

16000

ПРИЗЫ

Подарки начальным классам после квеста (шоколадки)

10 классов (25 чел)

50

12500

Кубки на соревнования

2

1500

3000

Медали

6 компл.(50 шт)

200

10000

Цветы на мероприятия

20000

infourok.ru

СМЕТА РАСХОДОВ НА ОРГАНИЗАЦИЮ И ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ "Организация и проведение Международного театрального фестиваля им. А.П.

II. Цель и задачи Фестиваля

ПОЛОЖЕНИЕ о Сахалинском Международном фестивале театров кукол «На островах чудес» I. Общие положения 1.1. Сахалинский Международный фестиваль театров кукол «На остовах чудес» (далее Фестиваль) является